○士別地方消防事務組合処務規程
昭和57年12月1日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 士別地方消防事務組合(以下「組合」という。)の処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(運用)
第2条 事務処理中、この規程によることができないときは、消防長又は組合主幹の指示を受けて処理しなければならない。
2 前項に定める事務処理において、消防長又は組合主幹が不在若しくは事故あるときは、本部次長又は署長及び支署長がその職務を代行する。ただし、本部次長が不在の場合は、総務課長がその職務を代理する。
(公印の保管)
第3条 管理者印、組合印、消防長印及びその他の公印は、総務課長において保管する。
2 消防署及び支署の公印は、署長及び支署長が保管する。
(文書取扱いの原則)
第4条 文書の取扱いは、適確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に一定の場所に整理して保管しなければならない。
3 秘密の取扱いを要する文書は、特に綿密な注意をはからい鍵のかかる箇所に保管しなければならない。
(文書の区分)
第5条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 法令
イ 条例、規則(地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第15条の規定により制定するもの。)
(2) 令達文書
ア 訓令 管理者及び消防長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 訓 管理者及び消防長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ウ 庁達 管理者及び消防長が所管の機関又は職員に対し、法令の解釈運用、職務執行上の細目的事項等を指示命令するもの
エ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等取消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するため発するもの
(3) 指令 申請出願書等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(4) 公示文書 告示、公表で一般に公示を要するもの
(5) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(文書の収受)
第6条 消防本部、署に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、総務課において、又、支署に到達した文書については、庶務係において収受し、次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 到達文書(親展のものを除く)は、開封し文書の余白に収受印を押し、文書収受簿(様式第1号)に登載の上、総務課長又は支署長の閲覧を受けてから主管課(係)に配付しなければならない。
(2) 親展の到達文書は、その封皮に収受印を押し、封皮の宛名の者に提出しなければならない。
(3) 現金、金券添付の文書は、金券整理票及び金券交付簿(様式第2号)に記載し、主管課(係)の担当者に配付し、受領印を徴しなければならない。
(4) 電報を受理したときは、電報訳文票(様式第3号)に記載し、直ちに主管課(係)又は宛名の者に配付しなければならない。
(5) 各課(係)に関係する文書については、主としてその関係の重い課(係)に配付を行うものとする。
(文書の処理)
第7条 配付を受けた文書については、原則として即日に処理するよう努めなければならない。
(重要文書の処理)
第8条 重要又は異例に属する文書については、あらかじめ上司にその処理につき指示を受けなければならない。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、起案用紙に記載し、関係文書等を添付しなければならない。ただし、簡単な事案については文書の余白に処分案を朱書して処理することができる。
(総務課長の合議)
第10条 次の事項は、あらかじめ総務課長に合議しなければならない。
(1) 法規等の解釈に関する事項
(2) 異議の申立て、訴願、訴訟に関する事項
(3) 成規定例以外の重要な処分に関する事項
(4) 請願、陳情に関する事項
(5) 表彰等に関する事項
(6) 各種行事に関する事項
(7) 補助金、交付金に関する事項
(8) 寄附採納願に関する事項
(9) 契約に関する事項
(10) その他、重要又は異例に属する事項
(公示等の処理)
第11条 総務課長は、条例、規則、規程等を公布するときは、令達番号簿(様式第4号)に所要の事項を記載し、公布の処理を行うものとする。
(公印の押印)
第12条 文書のうち、送付を要するものについては公印を押さなければならない。ただし、印刷したもの及びコピーしたもので軽易なものについてはこの限りでない。
(文書の収発記号等)
第13条 組合の発送文書に用いる収発記号については、「士地消事」の次に本部、署及び支署の頭字1字を付記しなければならない。
(1) 文書を発送するときは、発送簿(様式第5号)に所要の事項を記載し、決裁後速やかに文書の発送手続を行うものとする。
(2) 秘密を要する文書については、収発記号の上欄余白に((秘))の朱印を押さなければならない。
2 文書で特殊取扱いを要するものは、それぞれ至急、親展、速達、書留の区分にしたがい封書又はハガキの表面欄外にそれぞれの印を押すものとする。
3 発送する文書は、平常日は午後3時までに所定の場所に投函しなければならない。ただし、急を要するものについてはこの限りでない。
4 総務課及び支署の庶務係は、発送文書のあるときは、遅滞することなく発送しなければならない。ただし、郵便によらないで送達する重要な文書については送達簿(様式第6号)に記載し、受領印を徴しなければならない。
(文書の保存)
第14条 文書の保存については、事務事業に応じて適切に分類し、簿冊により整理の上、文書保存簿(様式第7号)に所要の事項を記載し保存しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 文書又は簿冊の題名
(4) 文書又は簿冊の副題
(5) 保存期間
(6) 所管課(支署)
3 文書の保存期間は、次に掲げる区分とし、別表に掲げる基準により、各課・支署の長が決定又は変更するものとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
4 前項の規定にかかわらず、法令に保存期限の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、その保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。
(事務の処理)
第15条 事務の処理については、別に定めるもののほか、次の各号によらなければならない。
(1) 条例、規則、規程等(以下「例規」という。)については、課及び署又は支署の職員において編さんし、改廃のあるごとに加除の整理を行い、常に明確にしておかなければならない。
(2) 機密又は重要な事項については、主管課長又は支署長自ら上司の決裁を受けなければならない。
(3) 執務時間中、必要な事項については業務日誌(様式第8号)に記載して上司の決裁を受けなければならない。ただし、署及び支署については、別に定める勤務日誌により行うものとする。
(4) 未決文書は、各課(係)で所定の場所に保管し、必要に応じいつでも処理できるようにしておかなければならない。
(5) 完結した文書は、直ちに関係の文書綴に編さんしなければならない。
(6) 職員等の任免、昇格及び給与等に関する辞令については、所定の辞令簿に登載しなければならない。
(補則)
第16条 この規程の施行に関し、必要な事項については、その都度消防長が定める。
附則
この規程は、昭和57年12月1日から施行する。
附則(平成7年11月30日訓令第5号)
この規程は、平成7年12月1日から施行する。
附則(平成9年8月20日訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行し、平成9年4月1日から適用する。
附則(平成22年3月19日訓令第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
保存期間 | 該当する公文書 |
永年 | (1) 条例、規則、規程その他重要な例規文書の原議 (2) 議会議案原議、議決書等の議会関係文書で重要なもの (3) 消防職員及び消防団員の任免及び賞罰等に関するもの (4) 国及び北海道その他関係官庁の令達文書等で特に重要なもの (5) 国及び北海道その他関係官庁との重要な往復文書若しくは報告書等で将来の参考又は例証となるもの (6) 不服申立て及び訴訟等に関するもの(軽易なものを除く。) (7) 予算、決算及び出納に関する文書等で特に重要なもの (8) 公有財産(取得、処分)に関する文書等で特に重要なもの (9) 補助金等に関する文書等で特に重要なもの (10) 災害の記録及び統計に関するもので特に重要なもの (11) 総合計画その他主要計画に関する重要資料等 (12) 契約に関する文書等で特に重要なもの (13) 許可、認可その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの (14) その他必要があると認められるもの |
10年 | (1) 予算、決算及び出納に関する文書等で重要なもの (2) 消防職員及び消防団員の公務災害に関するもの (3) 査察に係る勧告及び同意に関するもの (4) 建築同意に関するもの (5) 救急業務に関するもの(統計資料含む) (6) 契約に関する文書等で重要なもの (7) 許可、認可その他の行政処分に関する文書等で重要なもの (8) その他必要があると認められるもの |
5年 | (1) 人事に関するもの(職員の進退、賞罰等に関するものを除く。) (2) 給与等に関するもの (3) 予算、決算及び出納に関するもの (4) 許可、認可その他の行政処分に関する文書等 (5) 消防対象物の立入検査の報告に関するもの (6) その他必要があると認められるもの |
3年 | (1) 軽易な任免及び賞罰に関する公文書 (2) 往復文書等 (3) 調査報告文書及び統計資料 (4) 願書及び届出等で軽易なもの (5) 消防団員の退職報償に関するもの (6) 教養、訓練及び演習に関するもの (7) 危険物製造所等の廃止した関係書類 (8) その他必要のあると認められるもの |
1年 | (1) 公文書の収受及び発送に関する文書等 (2) 軽易な諸願届及び照会に関する公文書 (3) 帳簿、台帳等で別に原議があるもの (4) 消防の施設及び機械器具の修理並びに点検に関するもの (5) その他必要のあると認められるもの |
